Программный продукт Axapta - это ERP-система, работающая в среде электронного бизнеса. Ее современная технология обеспечивает единое информационное пространство предприятия, в котором бэк-офис и фронт-офис работают как единое целое. Она предлагает ряд возможностей для бизнес-анализа, что облегчает процесс принятия решений и комплексное управление отношениями с клиентами (CRM).

Международная система управления предприятием Axapta создана для средних и крупных предприятий различных отраслей хозяйствования. Она способствует оптимизации бизнес-процессов, минимизации затрат, увеличению доли на рынке или открытию проекта по созданию электронного магазина.

Основные модули системы: «Финансы», «Торговля», «Логистика», «Производство», «Электронная коммерция», «Управление персоналом», «Проекты», «Управление взаимоотношениями с клиентами» (CRM - Customer Relationship Management), «Управление знанием» (КМ - Knowledge Management), «Управление логистическими цепочками» (SCM - Supply Chain Management). Большой набор функциональных возможностей Axapta позволяет получить ряд определенных преимуществ: более низкие затраты на создание и поддержку системы, легкость в обновлении приложений, баланс избыточной информации, полная интеграция бизнес-процессов.

Axapta включает средства эффективного управления финансами, торговлей, логистикой и производством. Все модули системы тесно связаны и образуют единую интегрированную среду, которая позволяет компании адекватно откликаться на любые требования рынка.

Рассмотрим некоторые модули более подробно.

Модуль «Торговля» и «Логистика»:

• централизованное оформление документации по закупкам и заказам (накладных, счетов-фактур и пр.);

• мониторинг товарно-материальных потоков от момента оприходования товара до отгрузки клиенту и выставления счета;

• ведение архива всей документации, сквозной просмотр данных;

• регулирование условий доставки и оплаты заказов и закупок, поэтапная поставка;

• прямое создание документов на закупку из заказов, обработка заказов и закупок в пакетном режиме;

• резервирование складских запасов и предстоящих закупок под проекты, заказы и производства;

• управление недовыполненными и перевыполненными заказами;

• регистрация возврата, учет брака;

• аннулирование заказов, выставление кредит-нот;

• формирование подробных сценариев цен и скидок, регистрация прейскурантов поставщиков, расчет комиссионных;

• учет накладных расходов: сборов, акцизов, транспортных расходов;

• АВС-классификация по прибыльности, оборачиваемости запасов, стоимости хранения;

. учет товаров, услуг и спецификаций, поддержка принятой у контрагентов кодировки номенклатуры;

• преобразование единиц складского учета;

• автоматизированная инвентаризация;

• неограниченное число складов, проходов, стеллажей, уровней и ячеек хранения;

• управление погрузочно-разгрузочными операциями, транспортировкой и упаковкой, подбор ячеек хранения в соответствии с характеристиками груза;

• партионный учет, генерация серийных номеров, контроль сроков годности;

• пять методов списания себестоимости, корректировка цены и себестоимости;

• ведение спецификаций и их конфигураций, поддержка версий спецификаций; расчет цены спецификации, настройка прибыльности сборки;

• прогнозирование продаж и закупок, прогноз складских запасов, перенос бюджетов в главную книгу;

• краткосрочное планирование закупок и сборки спецификаций на базе прогноза;

• автоматизированный расчет и планирование производных потребностей, расчет потребления сырья по формуле в спецификации;

• рекомендации по переносу сроков и корректировке объемов заказов, закупок и производств;

• утверждение спланированных закупок.

Эффективным решением для торговли является стандартный модуль «Торговля», который расширяет функциональность блока «Финансы» в плане организации закупок и продаж. Этот модуль адресован предприятиям, нуждающимся в организации торгово-закупочных операций и уделяющим большое внимание учету невыполненных заказов и регистрации возврата. Модуль предоставляет базовые функции контроля складских запасов.

Модуль «Логистика» дополняет возможности модуля «Торговля» и может удовлетворить запросы самого взыскательного оптового поставщика или дистрибьютора. Он содержит функции для создания сценариев цен и скидок, регистрации прейскурантов по поставщикам, ведения спецификаций, конфигурирования товаров, АВС-клас-сификации, а также предоставляет интерфейс к модулям «Сводное планирование» и «Управление складом».

«Сводное планирование» отвечает за прогнозирование продаж и закупок, составление прогнозов складских запасов и краткосрочное планирование закупок и сборки спецификаций.

«Управление складом» имеет дело с оприходованием, идентификацией грузов и контролем выполнения погрузочно-разгрузочных работ, ведает распределением поступающих грузов по ячейкам хранения и упаковкой заказов.

Вместе эти четыре модуля покрывают весь спектр задач оптовой торговли и теснейшим образом интегрированы с финансовым контуром системы. Возможность дальнейшего расширения средств логистики обеспечивают модули «Производство» и «Проекты». Наличие функций управления ценообразованием, планирования покрытия складских запасов и создания вариантов продукции позволяет решить насущные проблемы торгово-закупочных предприятий: улучшение качества обслуживания клиентов, повышение эффективности торгово-закупочных операций и снижение затрат на складирование.

При создании карточки заказа или закупки достаточно выбрать код контрагента. Все реквизиты, условия и график оплаты система извлекает из таблиц клиентов и поставщиков.

Кроме ввода закупок вручную, предусмотрен механизм их автоматической генерации на основе прогноза продаж и производства. Наконец, закупку можно создать напрямую из заказа, одним нажатием кнопки. Поддерживаются регулярные поставки товара с неизменными коммерческими условиями. Создание заказов и закупок упрощается благодаря средствам копирования заголовков и строк других заказов, закупок и складских журналов.

Каждый этап обработки заказов и закупок сопровождается определенным документом, который можно оформить на языке заказчика, а стоимостные характеристики хозяйственных операций легко выражаются в любой иностранной валюте, 'что упрощает внешнюю торговлю.

Рассмотрим последовательность действий по обработке закупки.

1. На первом этапе происходит оформление заявки поставщику. Он вправе одобрить или отвергнуть предложенные условия. Как только товар поступил на склад, оператор может распечатать так называемый список прихода, контролируя комплектность груза. Далее система распределяет груз по отдельным складским ячейкам.

2. Оприходование товара на складе завершается регистрацией накладной. На этом этапе проверяется соответствие полученного и заказанного объемов продукции с предоставлением подробной картины перепоставки или недопоставки.

3. Заключительный этап обработки закупки - регистрация полученного счета-фактуры, в ходе которой автоматически формируются проводки в Главную книгу и подготавливаются платежные документы.

Бухгалтерские проводки создаются согласно настроенным схемам котировок и отражают все финансовые аспекты движения товарноматериальных ценностей (ТМЦ). Уникальный механизм учета налогообложения отражает на счетах главной книги начисление прямых и косвенных налогов.

Продажа, транспортировка товара и выписывание счета-факту-ры - ключевые моменты работы любой компании. Ахар1а автоматизирует все эти процессы.

1. Начать процедуру продажи товара можно с оформления клиенту коммерческого предложения, при этом система проверяет задолженность клиента, сообщая оператору о любой внештатной ситуации.

2. По достижении соглашения с клиентом система выдает задания на погрузку и упаковку заказа, распечатывает отгрузочную накладную, гарантирующую комплектность груза.

3. После оформления товарной накладной происходит отправка заказа потребителю и автоматическое списание его со склада.

4. Выставление счета-фактуры сопровождается немедленным формированием дебиторской задолженности, списанием себестоимости расхода и закрытием заказа.

По окончании каждой пользовательской процедуры, будь то этап обработки заказа или закупки, система обновляет информацию в связанных модулях и таблицах. Оператор имеет доступ к последним зарегистрированным данным во всей их полноте.

Программа Ахар1а позволяет выставлять счета-фактуры в пакетном режиме. Соответствующие заказы выбираются с помощью стандартного запроса. По такой методике можно организовать автоматический выпуск документов в конце рабочего дня или составление фактур по итогам месяца. В ходе пакетной обработки объединяют несколько заказов для отправки одному клиенту.

Одна из важнейших функций системы - ведение цельного архива первичной документации по заказам и закупкам. В любой момент пользователь может вывести на экран оригинальный счет или накладную и распечатать документ в том виде, в каком он отправлен клиенту. Более того, можно проследить, какие изменения повлекло оформление документа, вычленив все связанные бухгалтерские и складские проводки. Наоборот, по каждой бухгалтерской проводке или движению товарно-материальных запасов выводится документ, инициировавший хозяйственную операцию. Такой механизм сквозного просмотра данных позволяет мгновенно определить источник любой ошибки вне зависимости от срока давности.

Система контролирует соответствие заказанного и полученного количества товара, определяя величину недопоставки и перепоставки. Обнаружив недопоставку, она ожидает решения ответственного сотрудника: вернуть недопоставленную закупку, оплатить счет на неполную сумму и закрыть закупку или выполнить частичную оплату, ожидая прихода всего количества товара. Выбор того или иного варианта действий основывается на потребности в товаре, уровне складских запасов, наличии альтернативной номенклатуры. Все эти сведения сотрудник предприятия может получить в стандартных запросах и отчетах Ахар1а.

Аналогично обрабатывается перепоставка: снабженец может отослать излишек товара поставщику, оформив возврат товара с выставлением кредит-ноты, или санкционировать оплату счета-фактуры на полную стоимость закупки.

Для каждого товара можно задать допуск недопоставки и перепоставки в процентном выражении с целью автоматизации обработки закупок. Предусмотрена возможность недопоставки или перепоставки по заказам, т. е. отправки заказа в объемах, отличных от договорных.

Система поддерживает как возврат закупки поставщику, так и регистрацию возврата от клиента. Каждой операции возврата товара присваивается уникальный идентификационный номер, упрощающий обработку возврата и выдачу отчетности.

Пользователь может определить любое количество причин возврата товара и поставить им в соответствие определенные ответные действия. В зависимости от причины возврата можно забраковать товар, выполнить ремонт, произвести экспертизу, возвратить товар на склад или вернуть поставщику. При возврате товара выполняется откат всех связанных бухгалтерских и складских проводок, что гарантирует точное восстановление статус-кво на момент отправки товара: изделие приходуется по исходной цене с реальными издержками.

Механизм резервирования исключает нехватку складских запасов на выполнение заказа. Резервирование может осуществляться как вручную, так и автоматически. Помимо наличных складских запасов пользователь вправе зарезервировать предстоящие приходы по закупкам. Система позволяет закрепить за заказом товар из определенной складской ячейки или партии, зарезервировать номенклатурную единицу с выбранным номером серии/партии.

Модуль «Торговля» содержит средства автоматического расчета цены реализации товара на основе его закупочной цены или себестоимости. Для этого достаточно зафиксировать маржу или ввести надбавку в процентах от накладных расходов.

Модуль «Логистика» предоставляет удобные средства поддержки индивидуальной ценовой политики в отношении клиентов, поставщиков, а также их групп. При необходимости можно распечатать прайс-лист для конкретного клиента или вывести прейскурант цен, предоставленный поставщиком продукции.

Регистрация коммерческих соглашений ведется с конкретизацией валюты, сроков действия договора, номенклатуры и объемов заказа (закупки).

В системе предусмотрен изощренный механизм формирования сценариев скидок. Поддерживается три типа скидок: строчные скидки по отдельным товарам, многострочные скидки по нескольким товарным позициям, общие скидки на всю сумму закупки или заказа. Скидки могут иметь как постоянную составляющую, так и переменную, которая исчисляется в процентах от валовой суммы. Они привязываются к размеру, стоимости партии товара или к дате заключения сделки. Программа самостоятельно начисляет скидки с цены реализации и корректирует закупочные цены в соответствии с заданными критериями.

В системе реализуется автоматическое начисление накладных расходов, т. е. затрат на транспортировку товара, оплату пошлин и акцизов, а также услуг сторонних организаций.

Накладные расходы, которые возникают при каждой закупке/заказе, определяются на уровне номенклатурных единиц с опцией включения в цену товара. Модуль «Логистика» позволяет задать накладные расходы на уровне закупки или заказа. Расходы могут быть как фиксированными, так и процентными. Накладные расходы можно отнести на себестоимость продукции, провести по кредитору или отдельному счету главной книги.

Ахар1а содержит средства разбиения номенклатуры по трем категориям: А, В и С. Деление идет по одной из четырех моделей: по оборачиваемости заказов, по прибыльности, валовому доходу или стоимости запасов. Имеется возможность выбора интервала номенклатурных единиц/групп, подлежащих АВС-классификации. Классификация номенклатуры повышает эффективность сводного планирования, формируя базу для распределения номенклатуры по методике планирования покрытия. С одной стороны, планирование покрытия потребностей становится адаптивным, а с другой - требует минимальных затрат времени.

В Ахар1а реализован учет номенклатуры трех типов: готовых товаров или комплектующих, услуг и спецификаций (составных товаров). Поддерживается неограниченное число единиц складского учета, между которыми задаются правила пересчета. Так, предприятие может закупать товар в контейнерах, а продавать поштучно. Допускается регистрация принятой у клиента или поставщика кодировки номенклатуры.

Система ведет подробный мониторинг товарно-материальных потоков. По каждой партии формируется складская проводка, описывающая движение товара. Проводки характеризуются определенным набором кодов складской аналитики и статусом, который отражает этап движения партии. Сумма проводок определяет уровень наличных запасов, количество заказанных, зарезервированных и отпущенных товаров. Создание проводки инициируется любым действием, потенциально влияющим на уровень складских запасов: оформлением закупки, производства, созданием журнальной строки. После продажи товара проводки не удаляются, что позволяет выполнять откат операций (например, регистрацию возврата). По каждому движению можно проследить источник формирования запасов, вывести список бухгалтерских проводок. Наличие такой целостной трассировки формирования товарно-материальных запасов гарантирует точную оценку запасов и позволяет генерировать исчерпывающие отчеты по состоянию склада.

Система поддерживает инвентаризацию склада. Для этого используются специальные журналы инвентаризации. После их запол нения автоматически подсчитывается разница между результатами инвентаризации и учтенными в системе запасами, после чего создаются корректирующие складские проводки. Предусмотрен механизм проведения периодической инвентаризации.

Модуль «Управление складом» служит центром контроля операций погрузки, разгрузки и транспортировки товаров по складу. Такое управление товарно-материальными потоками на физическом уровне невозможно без точной идентификации-местоположения груза, поэтому каждой упаковке товара в АхярЫ ставится в соответствие набор кодов складской аналитики (координат): код склада, номер прохода на складе, стеллаж, полка, позиция ячейки хранения на полке, идентификатор тары.

Цикл обработки груза средствами модуля «Управление складом» включает следующие этапы:

• оприходование на приемочной площадке. Система нумерует поступающие грузы и снабжает тару этикетками со штрих-кодом. Далее система подыскивает для груза свободную ячейку с учетом требований к условиям хранения;

• транспортировка до ячейки хранения выполняется с привлечением подъемно-транспортного оборудования, например вилочного погрузчика. Для контроля над процессом перемещения груза ведется специальный журнал незавершенных операций транспортировки;

• хранение упакованного товара в ячейке. Все складские ячейки отнесены к той или иной зоне, характеризируемой условиями хранения: температурой, режимом охраны, оборотом и т. д.;

• для выполнения клиентских заказов активизируется комплектация груза. Система формирует журнал заданий по транспортировке товара до отгрузочного дебаркадера и упаковке грузов, выдает подробный маршрут комплектации;

• отправка груза потребителю с передачей транспортной накладной в Главную книгу служит заключительным этапом обработки груза. Одновременно выполняется проводка финансовых результатов.

В базовые функции модуля «Логистика» входит нумерация партий и поддержка серийных номеров. Ахар1а позволяет регистрировать номера, присвоенные товару поставщиком, а также автоматически генерировать серийные номера и номера партий по шаблону. Предусмотрен контроль сроков годности партий товара.

Работа с номерами партий и серий происходит на уровне кодов складской аналитики (складов и ячеек хранения), что позволяет отслеживать движение партий и сопоставлять расходы определенной партии/серийному номеру (вести партионный учет).

При формировании операций расхода в реальном времени товар списывается по следующим видам себестоимости:

• себестоимости прихода, сопоставленного с расходом по кодам складской аналитики (складу, коду ячейки хранения, идентификатору тары, номеру серии или партии);

• моментальной, которая обновляется по завершении каждой операции прихода;

• стандартной, когда сумма, рассчитанная по стандартной себестоимости, проводится по счету складского прихода, а разница между стоимостью прихода и средней стоимостью идет в счет потерь/убытков. Такой механизм позволяет учитывать торговую наценку и комиссионные отчисления.

В ходе закрытия отчетного периода система производит перерасчет себестоимости по одной из пяти моделей: ФИФО, ЛИФО, ЛИФО на дату (по последнему приходу на момент расхода), средневзвешенной себестоимости и средневзвешенной себестоимости на момент отпуска заказа. Параллельно с закрытием склада система позволяет вносить поправки в себестоимость приходов, генерируя корректирующие бухгалтерские проводки.

Под термином «спецификация» в системе подразумевается изделие, состоящее из набора комплектующих. Если одна из деталей спецификации является подсборкой, т. е. состоит из нескольких элементов, спецификация приобретает сложную древовидную структуру. Число уровней вложенности спецификаций не ограничено.

Спецификации, как и обычные товары, можно закупать, реализовывать и перемещать между складами. Помимо этого, в модуле «Логистика» предусмотрены средства сборки, развертывания на отдельные компоненты и расчета цены спецификации. Сборка спецификации имитирует производство изделия: на первом этапе компоненты в необходимом количестве уходят со склада, на втором приходуются готовые спецификации. Под развертыванием понимается процедура разбиения заказа на продажу спецификации по отдельным строкам, соответствующим деталям изделия.

Наличие спецификации упрощает расчет отпускной цены товара. Она формируется из себестоимости компонентов и сырья с привлечением индивидуальных настроек прибыльности по каждому компоненту, а также стоимости услуг по сборке. Благодаря гибкой функциональности ведения версий пользователь вправе использовать одну и ту же спецификацию с различными номенклатурными единицами и конфигурациями.

При внедрении новой модели изделия создается, утверждается и вступает в силу очередная версия спецификации. Система хранит как последнюю версию, так и все предыдущие, что позволяет выделить изменения в конструкции и, при необходимости, вернуться к старой версии.

Зачастую ассортимент реализуемой продукции включает сходные товары, различающиеся цветом, наличием того или иного конструктивного элемента. Для работы с такими товарами предусмотрена возможность конфигурирования (выбора вариантов) номенклатуры.

Допустим, что некоторая компания занижается закупкой и сбытом листового пластика, отличающегося цветом и размером. Такому товару можно поставить в соответствие один код номенклатуры, создав несколько конфигураций по цвету и размеру. Данный метод ведения складского учета гораздо удобнее, чем назначение каждому артикулу товара отдельного номенклатурного кода.

По каждой конфигурации можно вывести отчет о наличных запасах, резервировании, заказанных объемах. Поддерживается независимое планирование продаж и закупок товара различных конфигураций.

В системе под планированием понимается расчет потребностей в товарах и материалах и формирование закупок для восполнения нехватки ресурсов. Планирование производится в два этапа: на первом вводится долговременный прогноз продаж, на втором рассчитываются потребности в товарах и составляется план закупок.

Прогнозирование в Ахар1а подразумевает ввод объемов предстоящих продаж и закупок. В рамках моделей прогнозирования может существовать неограниченное число прогнозов по различным регионам, подразделениям и т. д. Для отделения оптимистических прогнозов от пессимистических может использоваться поддержка подмоделей. Предусмотрен ввод профиля распределения валового объема продаж по периоду прогнозирования и номенклатуре, что существенно повышает точность прогноза.

По итогам прогнозирования составляется список валовых потребностей в ресурсах. Специальные запросы позволяют оценить динамику уровня складских запасов. Предусмотрена возможность составления финансового бюджета склада путем проводки прогноза товарно-материальных потоков в главную книгу.

Прогноз естественным образом ложится в основу краткосрочного плана закупок и производства - сводного плана. Помимо прогноза, в сводном планировании учитываются открытые заказы и закупки, а также уровень наличных запасов товара. Механизм планирования потребностей в каждой номенклатурной единице индивидуален. Помимо прямых потребностей, рассчитываются производные потреб ности в деталях спецификаций. В процессе сводного планирования система ищет тот вариант плана, который удовлетворил бы десяткам условий и параметров: длительности периодов отрицательной и положительной ликвидности склада, необходимой величине резервного запаса товара, периодичности планирования закупок, страховым резервам времени и т. д. В итоге создается список запланированных закупок, которые подлежат утверждению и переводу в разряд открытых закупок.

В ряде случаев система выдает пользователю предложения по оптимальной организации закупок и продаж. Порядок активизации этих предложений регулируется параметрами сводного планирования. Часть предложений системы сводится к переносу сроков исполнения открытых заказов. Допустим, что ожидается продажа изделия, но обеспечить его наличие на складе представляется невозможным. Тогда система информирует пользователя о срыве сроков поставки товара и предлагает отсрочить заказ. Другая часть предложений призвана повысить оперативность обслуживания клиентов и сократить затраты на хранение товаров. Это достигается путем коррекции объемов и переноса сроков выполнения спланированных закупок.

В Ахар1а предусмотрена выдача отчетов по всем характеристикам складских запасов, закупок и заказов. Всего в модуле «Логистика» имеется более 100 экранных форм и готовых отчетов, каждый из которых запускается с уникальными критериями выборки и сортировки данных, а также условиями вывода промежуточных сумм. Кроме того, существует возможность создания собственных отчетов.

⇐3.1 i. сравнительные характеристики программных продуктов отеественных производителей | Информационные системы и технологии | Программа ахарта retail⇒