Данная автоматизированная система учета движения товаров представляет собой программно-аппаратный комплекс, предназначенный для повышения эффективности работы предприятия за счет автоматизации трудоемких процессов приемки товара, подготовки его к продаже, расчетов с поставщиками и покупателями, а также для получения оперативной и объективной информации о результатах коммерческой деятельности.

Система обеспечивает ведение базы данных и получение информации о текущем состоянии финансово-хозяйственной деятельности на всех основных этапах движения товаров:

• заключение договоров с поставщиками товаров;

• формирование заказов на поставки;

• прием и предпродажная подготовка товаров;

• розничная продажа товаров с использованием контрольно-кассовых машин различных моделей;

• формирование партий товаров и документов для отгрузки оптовым покупателям;

• оплата полученных товаров с учетом сумм дебиторской задолженности по карточкам поставщиков;

• формирование отчетов по согласованным с заказчиком формам.

Основные возможности системы.

1. Продажа товара через контрольно-кассовые машины. Для каждой позиции чека, пробитого кассовым аппаратом, в системе хранится следующая информация:

• штрих-код товара, наименование, продажная цена, ставка НДС, наценка, количество товара (штучно, вес, объем), код товара по ОКДП, наименование группы товара;

• количество проданных упаковок товара и количество штук в одной упаковке;

• дата и время пробития чека, номер чека, номер кассы и код кассира, тип продажи, код продавца, номер дисконтной карты, набор предоставленных скидок.

Дополнительно для кассового аппарата, установленного в оптовом магазине, в системе хранится следующая информация по каждому чеку (накладной): номер приходного (расходного) ордера, фамилия покупателя, номер счета-фактуры и вся информация, необходимая для ее заполнения (ИНН, банковские атрибуты, коды ОКПО и ОКОНХ), страна-производитель и номер ГТД.

При пробитии чека о снятии кассы в системе хранятся денежные отчеты касс: дата и время снятия, номер снятия, номер кассы, тип продажи, сумма денег в базовой валюте.

2. Товародвижение по накладным. В системе предусмотрены следующие типы приходных и расходных накладных:

• приход товара от поставщика;

• возврат товара поставщику;

• внутренние перемещения между местами хранения товаров;

• отпуск товара на реализацию;

• заказ товара;

• товар в пути;

• возврат товара, отданного на реализацию;

• списание товара;

• продажа по безналичному расчету;

• бронирование товара;

• списание товара по результатам инвентаризации;

• учет товара по результатам инвентаризации.

Для каждой накладной в системе хранится следующая информация:

• атрибуты поставщика (покупателя): наименование, адрес, телефон, ИНН, коды ОКПО и ОКОНХ, банковские реквизиты (расчетные счета, МФО, наименование и адрес банка), данные по договору (номер, дата, срок действия, тип договора, условия оплаты);

• номер и дата накладной, номер и дата счета-фактуры поставщика (покупателя), дата и время ввода накладной, сколько должны заплатить и срок оплаты, дополнительная информация (менеджер, лицензии, имя оператора);

• дополнительные суммы по накладной: тара, амортизация тары, транспортные расходы, НДС на транспортные расходы, общий НДС, НДС по группам, таможенные пошлины, упаковочные материалы, прочие услуги и т. п.

По каждой позиции накладной в системе хранится следующая информация:

• штрих-код товара, наименование, закупочная (отпускная) и продажная цена, ставка НДС, наценка, количество товара (штучно, вес, объем), код товара по ОКДП, наименование группы товара, срок хранения товара, срок действия сертификата, страна-производитель, номер ГТД;

• количество упаковок товара и количество штук в одной упаковке.

При изменении цены на товар в системе хранится акт переоценки остатков товара в количественном и денежном выражении.

3. Учет движения денежных средств и расчетов с поставщиками. В системе вводятся платежные документы, позволяющие вести учет денежных средств, наличных и безналичных, и расчеты с поставщиками. Для приходных, расходных ордеров и платежных поручений хранится следующая информация:

• тип документа: приход или расход денег, наличных или безналичных;

• номер и дата документа;

• сумма денег в заданной валюте;

• фамилия подотчетного лица и основание платежа;

• атрибуты поставщика (покупателя): наименование, адрес, телефон, ИНН, коды ОКПО и ОКОНХ;

• банковские реквизиты: расчетные счета, наименование и адрес банка, наименование филиала банка;

• номер счета и субсчета и их наименование;

• дата создания документа, дата прохождения платежного документа через банк.

Основные функции, поддерживаемые системой:

1. Анализ товародвижения. Производится посредством формирования в системе следующих основных групп документов:

• оборотная ведомость (карточка) по поставщикам (покупателям) за период;

• график изменения задолженности по дням или неделям за заданный период;

• оборотная ведомость по складу за период;

• товарный отчет за период;

• список товаров на складе со сроком хранения до указанной даты;

• остатки товара по накладной с заданным номером;

• расчет абсолютного значения торгового наложения по отгруженным за заданный период товарам.

2. Заказ товаров. Производится после анализа в системе товарных остатков на складе клиента и определения динамики продаж по каждому типу товаров за заданный период. Система вычисляет прогнозируемое количество дней, на которые хватает запасов того или иного товара. Соответственно оператор вводит в систему минимальный запас в днях на каждый товар (или на все товары в случае небольшого ассортимента). Тогда система может автоматически сформировать заказы на все товары, запасов которых недостаточно для торговли в течение заданного количества дней. Причем количество заказываемых товаров будет пополнять товарные запасы до заданного количества дней работы магазина. Например, сегодня нужно заказывать товары. Известно, что загрузка и отправка вагона будет происходить через шесть дней, а дорога займет восемь дней. Еще два дня необходимы на его разгрузку, перемещение и предпродажную подготовку. Следовательно, заказываемый товар поступит в магазин через 6 + 8 + 2=16 дней. По свежей информации, поступившей от клиента, товарные запасы на его складе обеспечивают работу в течение шести дней. Кроме того, товар в пути, заказанный ранее, формирует дополнительно запас на 12 дней. Итого имеется запас на 12 + 6 = 18 дней. Тогда к моменту прихода заказываемого сейчас товара на складе у клиента останется его на 18 - 16 = 2 дня. Если, например, минимальный запас товара должен обеспечивать торговлю в течение 12 дней, то надо заказать и отправить товара столько, чтобы его хватило на 12 - 2 = 10 дней. Положим, что, по рассчитанным данным, товар в течение последнего месяца продается со скоростью 30 единиц (кг, литров, бутылок, ящиков, упаковок и т. п.) в день. Следовательно, необходимо заказать 30x10 = 300 единиц товара. Данная технология заказа товара предусматривает регулярный оперативный обмен данными по товародвижению между клиентом и поставщиком (ежедневно автоматически в ночное время по льготному тарифу по городской телефонной линии через Интернет по TCP/IP).

3. Продажа товаров через кассовый расчетный узел. Кассовая программа полностью обеспечивает все возможные виды продаж, поддерживает гибкую систему скидок. Действия кассира строго регламентируются и фиксируются в системе с целью последующего контроля и предотвращения ошибок (хищений) при расчетах с покупателями.

Данная автоматизированная система используется для сети, состоящей из одного-двух офисов, удаленных складов и магазинов, в том числе с одним и более рабочими местами. Каждый объект имеет свой набор функций, обеспечивающий корректное товародвижение, ценообразование и ведение расчетов с покупателями и постав щиками, логически связанные с технологией работы всей фирмы в целом. Объект может быть самостоятельным подразделением со своей бухгалтерией (фискальной), напрямую осуществляющим закупку товара и расчеты за него. Все поставщики товара должны быть зарегистрированы в базе офиса. Объект может быть полностью подчинен офису компании и в этом случае сам не может устанавливать цены даже на бракованный товар. Удаленный склад принимает товар и отгружает его по заказам из офиса. В офисе на основании динамики продаж и остатков товара на складе автоматизированным образом формируются заказы на его отгрузку со склада во все объекты торговой сети. Обмен данными между объектами происходит в полностью автоматическом режиме с использованием различных вариантов связи. При аварийном нарушении связи возможны альтернативные варианты обмена данными, в том числе и с использованием сотовых телефонов по минимальным ставкам (мобильный Интернет).

Перечень функций системы на объектах:

• прием (возврат) товара в результате перемещения со склада или другого объекта на основе электронных накладных;

• возврат товара в результате недовоза (в случае перемещения с другого объекта) автоматически после закрытия «принимаемой» накладной;

• прием товара непосредственно от поставщика;

• ввод нового товара (в случае приемки непосредственно от поставщика на удаленном объекте);

• установка цены на новый товар в случае его приемки напрямую от поставщика;

• установка новой цены на старый товар при наличии соответствующих прав доступа;

• оформление заказа на товар и автоматическая передача заказа в офис компании;

• просмотр измененных цен на товар;

• печать ценников, липких этикеток со штрих-кодами, загрузка весов;

• печать накладных, счетов, счетов-фактур и прочих сопроводительных документов с любого рабочего места, в том числе и с кассы в случае оптовой продажи (с проверкой достаточного количества денег на счете клиента);

• набор стандартных функций и отчетов по товародвижению;

• набор функций по подсистеме расчетов с поставщиками (клиентами);

• комплекс программ по проведению инвентаризации.

В программе предусмотрено получение справочной информации для покупателя, продавца и администратора: для покупателя - о цене и наличии товара в этом магазине, других магазинах сети или на центральном складе, для продавца и администратора - о движении товара.

Администратор имеет доступ к следующей статистической информации:

• выручка по кассе за период;

• выручка по кассиру за период;

• итоговая выручка по магазину за период, в том числе по кредитным картам;

• количество покупателей;

• количество работающих касс;

• среднее количество предметов в покупке;

• средняя стоимость предмета в покупке;

• средняя стоимость покупательской корзины;

• количество проданных товаров;

• количество проданных наименований;

• топ-группа А по объему продаж;

• объем продаж в топ группе А;

• количество проданных штук в топ группе А;

• топ-группа В по количеству проданных штук;

• объем продаж в топ группе В;

• количество проданных штук в топ группе В;

• продажа брака в штуках и сумме;

• возвраты товара в штуках и сумме;

• количество наименований в магазине;

• приход товара-наименований;

• товарный остаток на вечер в рублях.

Контроль над ценообразованием и результатами деятельности персонала на объектах:

1. Товар и услуги могут отпускаться на объектах только по прайс-листу, полученному из офиса.

2. Накопительные скидки, персональные скидки и другие основные виды скидок предоставляются автоматизированным образом.

3. В случае если объект получает товар напрямую от поставщика, цена формируется на основе закупочной цены от поставщика или себестоимости при перемещении в рамках рекомендуемого процента наценки.

4. Для проведения контроля необходимая информация о действиях персонала присылается в офис из удаленного объекта по команде, выданной из офиса.

5. Каждое должностное лицо на удаленном объекте имеет свои права доступа.

6. Каждое должностное лицо в офисе имеет свои права доступа на ряде объектов.

7. Система поддерживает достаточно подробное ведение истории изменений продажных и закупочных цен на всех объектах. Для ведения цен конкурентов используются логические склады, на которых отсутствует товародвижение.

Возможна работа с безналичными платежами, собственными «фирменными» кредитными картами, купонами и другими разными платежными документами.

На центральном сервере компании автоматически собирается информация со всех объектов о проведенных услугах, выданных, полученных и аннулированных документах. На каждый вид платежа ведется свое сальдо с разбивкой по банкам и объектам сети. В случае с «фирменными» кредитными картами авторизация проводится на сервере кампании в режиме реального времени.

При вводе нового товара на объекте ему присваивается временный код из специального пула временных кодов. Каждый объект имеет свой персональный пул временных кодов. По прибытии карточки товара в офис ему назначается постоянный код, а временный код навсегда остается закрепленным за этим товаром. Это обеспечивает сохранение корректности документов, уже составленных с использованием временных кодов. Таким образом, если один и тот же товар будет заведен на разных объектах под разными временными кодами, то в конечном итоге у него будет один постоянный код, а оба временных будут закреплены за ним навечно. Для администратора системы предусматривается специальная автоматизированная процедура слияния данных на основе двух признаков: одинакового штрих-кода и похожего названия.

Для ведения на объектах фискальной бухгалтерии предназначены модули автоматической и полуавтоматической выгрузки данных в стандартные бухгалтерские пакеты.

Оценивая преимущества системы, прежде всего следует отметить удобство ведения учета товаров. Артикулы товара не привязаны к классификатору. Товар может быть с легкостью перемещен из группы в группу товароведом без изменения артикула. Прежняя статистика по товару при этом сохраняется. Возможна операция объединения карточек с объединением истории. Существуют дополнительные группировки товаров, в том числе пересекающиеся (один товар в нескольких группах): товары постоянного ассортимента, эластичные товары, группы по налогообложению и т. д., создаваемые по мере необходимости. Они используются в поиске, в отчетах, в групповых операциях.

Товарные карточки имеют произвольное число атрибутов, и для разного вида товаров можно определить разные атрибуты (сорт, размер, сертификат, рецепт, и т. д.). Поиск товарной карточки в базе данных (БД) может осуществляться по любой комбинации атрибутов и по подстроке названия за один прием (3-5 секунд на поиск среди 87 ООО карточек). Система синхронизации данных, вводимых из разных офисов, позволяет осуществлять слияния товарных карточек на основании одинаковых признаков. Есть возможность указать срок годности для каждой партии товара для последующего получения отчета о просроченных товарах.

Хорошо продумана регистрация продаж товаров. Информация о продаже товара появляется в системе сразу после факта продажи, при этом не требуется участие оператора. Остатки и статистика продаж отражаются на текущий момент. Отчеты по продажам и маржа рассчитываются сразу же после проведения операций. Разнесение продаж не требуется. В случае ошибочных продаж (минусовые продажи) можно при наличии соответствующих прав просто открыть и исправить данные о проданном товаре, при этом статистика продаж также исправляется.

Товарные запасы числятся не только на определенном складе, но и на поставщике, и на конкретной накладной, и при продаже товар списывается именно с этой накладной (партионный учет). В результате легко рассчитывается продажа товара по поставщику с точным определением маржи даже при наличии нескольких поставщиков для одного товара, причем порядком списания товара с накладных можно манипулировать. Операции сборки или расфасовки (разруба) могут выполняться автоматически на основании технологической карты при продаже товара, создаваемого в результате вышеуказанных операций.

Всесторонне организованы процедуры документооборота и работы с информацией. Разнесенный документ можно отменить или исправить при наличии соответствующих прав. Кроме того, существует несколько уровней отмены (изменения) ранее разнесенного документа: документы текущего и закрытого периодов, статистические данные.

Для каждого создаваемого товарного документа имеется унифицированная форма. Тип документа можно указать в любое время перед его разнесением. Возможно создание обезличенного документа типа списка товаров с последующим превращением его в любой конкретный документ (накладная, счет-фактура, отгрузка, перемещение, инвентаризация). Предусмотрено создание копий и шаблонов документов (документы по образцу). Унифицированная система ведения документов позволяет использовать внешние источники данных: терминалы сбора данных, внешние файлы, электронную почту и т. д. для заведения любых документов, в том числе накладных.

Оптимально организована система защиты. С помощью прав доступа можно полностью изменить внешний вид и функциональность конкретного рабочего места. Пользователь с ограничением прав может даже не подозревать о наличии дополнительных функций, меню, отчетов, операций и даже товаров и групп. Контроль за действиями пользователя осуществляется как на уровне системы, так и на уровне ядра БД, в результате чего ни одно изменение БД не остается незадо-кументированным, включая любые действия системного администратора. По любому объекту БД можно проследить историю изменений с указанием автора и времени изменения. Поддержание целостности данных и резервное копирование БД выполняются на уровне сервера БД автоматически, участие оператора для этого не требуется.

Открытая для внешних данных система позволяет широко использовать Интернет для обмена произвольными данными с другими фирмами (поставщиками). Обмен может происходить автоматически (в заранее установленное время или по какому-нибудь событию, например, достижению определенным показателем установленного значения). Реализована автоматическая рассылка отчетов и уведомлений через электронную почту, пейджер, SMS.

Система позволяет вести учет цен конкурентов путем заведения так называемых логических складов. Централизованная система платежей по кредитным картам обеспечивает автоматическое соединение с различными банками в зависимости от типа карты, также поддерживается работа с «фирменными картами» и купонами. Предусмотрена выгрузка данных в системы бухгалтерского учета, в том числе в «1C-Бухгалтерию».

Автогенерация заказов осуществляется на основании как количественных критериев, так и временных (по скорости продаж). При этом скорость продаж вычисляется с учетом дней, когда товара не было в продаже. Предусмотрена возможность автоматической рассылки заказов.

Планирование платежей позволяет гибко управлять переводом средств поставщикам, особенно по товару на реализацию (управлениє порядком списания товара с накладных). Схема планирования может быть настроена по желанию пользователя.

Критическим местом системы в варианте «торговая сеть» является необходимость непрерывного и устойчивого функционирования сервера для работы операторов (товароведов, бухгалтеров и т. д.). Кассы же при пропадании сети автоматически переходят в автономный режим работы, при восстановлении сети также автоматически (через 10-15 минут) переходят в режим работы on-line.

В системе не выделены такие разделы, как бухгалтерия и аналитика. Основное внимание уделено корректному товародвижению, автоматизированному заказу товаров и системе расчетов с поставщиками (покупателями). Аналитические функции системы представлены в основном системой мониторинга для руководителя, которая осуществляет слежение за основными показателями торговой деятельности предприятия: оборачиваемостью товаров, min/max наценкой, валовой прибылью.

⇐Комплексная система автоматизации avacco | Информационные системы и технологии | Автоматизированная система управления складом e-sklad⇒