При активной работе с электронной почтой накапливается большое количество адресов. Программа Internet Mail позволяет хранить эти адреса и связанную с ними информацию в адресной книге.
Обращение к адресной книге для работы с ней производится из меню в основном окне программы по команде: “Файл -> Адресная книга” (“File - > Adress Book”). На экран выводится окно адресной книги, на панели инструментов которой имеются кнопки: “Создать адрес”, “Создать группу”, “Свойства” и “Удалить”. Щелчок по кнопке “Создать адрес” выводит на экран окно “Свойства! с пустыми полями, в которые вводятся имя, отчество, фамилия, адрес электронной почты (это основная информация, необходимая для работы электронной почты). Кроме того, в адресную книгу может быть внесена и дополнительная информация личного и служебного характера, а так же - заметки, связанные с каждым адресатом.
Информация в адресной книге может быть отсортирована по разным признакам, что облегчает поиск информации при большом объеме книги. Для сортировки в основном окне адресной книги выбирается команда “Вид” - > “Сортировка”. Появляется окно, содержащее список критериев сортировки. После выбора одного из критериев (например, “фамилия”) все записи будут отсортированы по выбранному полю (критерию).
Использование адресной книги при создании сообщения заключается в том, что в окне “Создание сообщения” левее поля “Кому (To)” имеется значок, щелчок по которому вызывает на экран адресную книгу в виде окна “Выбор получателей (Select Recipients)”. Подсветка требуемой фамилии и нажатие кнопки “Кому” приводит к заполнению соответствующих полей создаваемого сообщения содержимым адресной книги. Если требуется разослать письмо в несколько адресов, после заполнения основного адресата подсвечивается другая фамилия и нажимается кнопка “Копия (CC - Carbon Copy)”. Основной адрес -только один. Копии могут рассылаться по целому списку, который создается в окне “Копия”. После окончания работы с адресной книгой нажимается клавиша “ОК” и закрывается диалог “Выбор получателей”, а выбранные адреса заполняют соответствующие поля создаваемого сообщения.
Для удаления записей из адресной книги в основном меню Inernet Mail выбирается команда: “Файл” -> “Адресная книга”, выделяется подсветкой удаляемая запись, нажимается кнопка “Удалить”. После подтверждения намерения об удалении выделенная запись выводится из адресной книги без возможности автоматического восстановления.
Адресная книга позволяет упростить массовую рассылку сообщения, если такая рассылка производится регулярно в одни и те же адреса. Для этого служат “групповые имена” или “группы”.
Групповые имена создаются щелчком по кнопке “Создать группу (New Group)” в панели инструментов адресной книги. Для изменения состава группы в адресной книге помечается (подсвечивается) требуемая группа и производится щелчок мышью по кнопке “Свойства”.
Каждой группе дается свое имя. После заполнения информации, характеризующей состав группы, имя группы может быть использовано в поле “Кому” или “Копия” отсылаемого сообщения. Сообщение будет отправлено всем, кто входит в эту группу.
Пересылка файлов по e-mail.
Электронная почта предназначена для пересылки текстовых сообщений, не содержащих среди текстовых символов практически никаких служебных знаков.
При попытке передачи по электронной почте двоичный файл (например, программу или рисунок) могут возникнуть затруднения у почтовой службы провайдера - некоторые комбинации битов передаваемого двоичного файла могут совпадать с кодами служебных символов, управляющих работой почтовой службы.
Поэтому, при необходимости переслать двоичный файл по электронной почте, этот файл “прикрепляется” к письму и рассматривается как вложение в конверт.
Для того, чтобы присоединить файл к письму, необходимо в окне “Создание сообщения” щелкнуть по значку канцелярской скрепки в панели инструментов - на экране откроется окно “Вставка приложений”, в котором нужно указать, какой именно файл присоединяется к письму и где (на каком диске, в какой папке) он находится.
К одному и томуже письму можно присоединить несколько файлов, последовательно выполняя процедуру присоединения для каждого из них.
Если пришедшее письмо содержит присоединенный файл, то Internet Mail извещает об этом значком канцелярской скрепки слева от параметра “От (кого)”. При двойном щелчке по заголовку письма открывается окно просмотра содержимого письма, в нижней части которого содержится полоса с изображением файла. Для отсоединения файла от письма необходимо подсветить файл, щелкнув по нему мышкой (или поместив на него курсор мыши) и щелкнуть правой кнопкой мыши. Откроется окно с контекстным меню. Необходимо выбрать команду “Сохранить как (Save As)” - появится окно “Сохранить вложение как (Save Attach As)”, в котором необходимо выбрать папку для хранения полученного вложения.
По электронной почте можно таким образом передавать лишь файлы ограниченного объема. Обычно перед передачей файлы архивируются.
Использование почтовых роботов для поиска, запроса и получения информации.
С помощью электронной почты можно не только обмениваться письмами, но и получать любую информацию из Интернет. Для этого используются почтовые роботы (почтовые системы), имеющиеся в некоторых сервисах Интернет.
Почтовым роботом называется программа, которая получает электронную почту, приходящую в ее адрес, определяет, на какую информацию был прислан запрос и выполняет необходимые действия по выполнению пришедшего запроса. Полученные результаты отправляются на e-mail запросившего информацию клиента.
Работа с почтовым роботом строится следующим образом: клиент составляет текстовый запрос на информацию и отправляет его письмом по e-mail почтовому роботу, после чего отключается от Интернет. Через некоторое время, необходимое для получения письма почтовым роботом и организации им необходимой работы для выполнения заявки, клиент связывается со своим почтовым ящиком. Если ответ почтового робота получен, клиент переписывает его на свою ЭВМ, отключается от Интернет, и в режиме offline продолжает работу с полученной информацией. Это очень экономный режим, т.к. связь с Интернет продолжается только для работы с почтовым ящиком (отправка корреспонденции в Интернет и получение поступивших сообщений).
Практически со всеми роботами можно общаться одинаково: Вы посылаете ему письмо с пустым полем “Тема” (Subject), а в тексте письма пишете команды, которые он должен выполнить. Набор команд у разных роботов различен. Но все они распознают команду Help (помощь), в ответ на которую присылают инструкцию по работе с данным роботом и его системой команд. Ответа от робота можно ждать довольно долго - вплоть до недели (нормально - один день), так как бесплатные запросы он выполняет при наличии свободного времени.
По e-mail не следует запрашивать слишком большие файлы, так как при плохом качестве связи Вы не сможете получить ни их, ни пришедшую после них почту.
Файлы, приходящие по e-mail, закодированы в формате UUENCODE. Для их просмотра необходима перекодировка. Для раскодирования полученных файлов необходима программа uudecode.exe , при запуске которой в качестве аргумента указывается имя перекодируемого файла с указанием пути к нему.
С помощью e-mail возможна работа с такими услугами Интернет, как Archie (поиск файлов), FTP (получение файлов), WAIS (поиск документов по ключевым словам), News (поиск, получение и отправка новостей).
Получить инструкцию по работе с почтовым роботом Archie, действующим на хост-компьютере archie.doc.ik.ak.uk можно следующим образом:
- создаем новое письмо: в поле “кому” указываем адрес почтового робота:archie@archie.doc.ik.ak.uk.
- поле “Тема” оставляем пустым;
- в тексте письма пишем всего одно слово: help
- отправляем созданное письмо и ждем ответа.
Адреса некоторых почтовых роботов:
- робот BITFTP:bitftp@pucc.princeton.edu
- робот FTPMAIL:ftpmail@sunsite.doc.ik.ak.uk
- робот архива новостей:mail-server@rtfm.mit.edu
- робот на Европейском сервере FTPMAIL: ftpmail@grasp.insa-lyon.fr
- робот на сервере из США:ftpmail@decwrl.dec.com.
⇐Электронная автоподпись письма. | Интернет-технологий для бизнеса | Служба ftp.⇒